¿Qué es? Navision

Navision es una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) multicapa englobada dentro del grupo de productos de Microsoft Dynamics. Un programa de gestión que se ejecuta por diferentes componentes de software, ideal para pequeñas y medianas empresas que desean agilizar y automatizar sus principales procesos como las compras, ventas, operaciones financieras, contabilidad o administración del inventario.

El ERP Navision utiliza para ello Microsoft SQL Server, como servidor de bases de datos para almacenar la información y NAV Service Tier (NST) como servidor de aplicaciones propio, cuyo tratamiento de datos aplica la lógica y las reglas de negocio.

En la arquitectura de Navision system es el cliente quien se encarga de recoger y visualizar la información de la manera más entendible y cómoda posible. A saber, el cliente Windows, que accede a través de una aplicación en el escritorio de Windows, el cliente Web, que accede a través de cualquier navegador, el cliente smartphone y tablet, mediante una aplicación disponible para Windows Phone, Apple y Android, el cliente Sharepoint, que se integra en el portal de este mismo nombre, el cliente API, que mediante otros servicios web permite el acceso a la lógica de negocio a terceras aplicaciones, y el cliente NAS, sesión desatendida que para ejecutar procesos no cuenta con interface.

Los módulos que presenta la estructura de Navision

Navision es un sistema de gestión de recursos empresariales emplea una estructura que se basa en módulos, cada uno de los cuales se corresponde con las principales áreas de negocio en las que se divide una compañía, y se encuentran conectados entre sí y también con un servidor central. De esta manera, la comunicación e intercambio de información entre estos módulos es muy eficaz, rápida y ágil.

Navision es una solución que se adapta a las necesidades específicas que cada compañía precise cubrir, debido a que NAVISION es un sistema con escalas y muy flexible. Pueden añadirse o suprimirse módulos y funcionalidades en el momento que se precise, atendiendo a la exigencia que en cada circunstancia requiera la empresa que lo utiliza. Una operación que se lleva a cabo de manera rápida y sin que la actividad normal del negocio se vea afectada por ello.

Los principales módulos de Navision que se integran en la gestión empresarial de una compañía son los que se van a detallar a continuación:

Módulo de gestión financiera: Se encarga de llevar el control de tareas como la contabilidad, el control de existencias, la contabilidad analítica, la tesorería, los activos fijos, las divisas o las conciliaciones bancarias.

Módulo de marketing y ventas: Mediante el cual se pueden crear y poner en marcha campañas de marketing, llevar un seguimiento de la actividad de los clientes así como la gestión de todas las operaciones relacionadas, llevar un exhaustivo control de costes, gestionar los contratos de servicio, efectuar un seguimiento y una previsión de consumo de componentes, o compilar y consultar históricos de ventas, entre muchas otras acciones.

Módulo de gestión de la cadena de suministro: Con el que gestionar el inventario, ajustar los procesos de flujo de trabajo, captar y efectuar el seguimiento de nuevas oportunidades de negocio o incrementar la capacidad de respuesta. Los ciclos de compras y ventas pueden ser personalizados a través de este módulo de NAV. También el empaquetado y envío de las mercancias, lo que permitirá ofrecer una respuesta eficaz a las necesidades completas del usuario y, a la vez, mantener el ritmo de mercados competitivos con escasos márgenes.

Módulo de recursos humanos: Que se utiliza para manejar todos los datos concernientes a los empleados como el control de acceso o ausencias, la generación de informes, la planificación de sus vacaciones, el recordatorio de celebraciones o fechas importantes o la inclusión de comentarios en sus registros, que permitan valorar el rendimiento y la situación contractual concreta de cada uno de ellos.

Módulo de fabricación: Con el que manejar y controlar en su totalidad el proceso de fabricación desde la planificación de los requisitos del producto. Con este módulo de Navision se pueden controlar las necesidades de capacidad que se requieren para este proceso, así como los suministros necesarios para llevarlo a cabo. Pueden también incluirse órdenes de fabricación y destacar observaciones relevantes.

Módulo de gestión de proyectos: Mediante el que es posible automatizar la facturación, controlar y llevar un seguimiento de costes y consumos, realizar presupuestos de costes y plazos para los diferentes proyectos o llevar a cabo una planificación de capacidades, entre otras tareas diversas.

Módulo Business Intelligence: Con el que llevar a cabo la búsqueda de tendencias y relaciones con otros agentes relacionados con el sector de la empresa, crear y consolidar informes o gestionar presupuestos. Es un módulo que sitúa a la empresa en una posición ventajosa respecto a su mercado, puesto que aporta un conocimiento estratégico que puede ser compartido, y que sirve como guía muy útil para los dirigentes a la hora de tomar decisiones importantes que afecten a la estrategia o el modelo de negocio.

Módulo de servicios: Para gestionar activos, asignar recursos, crear informes, gestionar llamadas y consultas de clientes o llevar a cabo un seguimiento de las incidencias que pudieran producirse en este proceso.

Las áreas funcionales. ¿Cómo funciona Navision?

Cada uno de estos módulos o áreas funcionales corresponden a los diferentes roles y las tareas que llevan a cabo cada una de las personas que conforman la empresa. Navision está orientado a las personas dentro de una organización.

¿Cómo funciona Navision? La respuesta a esta pregunta resulta bastante sencilla. Cuando los usuarios entran por primera vez a este software ERP multicapa, lo hacen a la página de su rol, de manera que pueden disponer de la información necesaria para llevar a cabo sus tareas diarias.

Como se ha apuntado, el producto es altamente personalizable ya que, con la licencia adecuada, es posible acceder al código fuente. Por lo tanto, pueden crearse y añadirse nuevos módulos o áreas funcionales al sistema, completando de esta forma la funcionalidad estándar que ofrece esta solución informática empresarial. Se pueden también añadir nuevas funcionalidades a los módulos o áreas ya existentes. Hay más de 2000 soluciones ya desarrolladas y registradas, de manera que es posible ampliar de manera considerable la funcionalidad de dichas áreas o módulos que se integran en este software.

Esta software ERP de Navision funciona como las herramientas del paquete Office de Microsoft y se integra a la perfección con todos sus programas, como Outlook, Word o Excel. Con el software de Navision es posible llevar el control de la gestión de una PYME desde cualquier dispositivo, ya que ofrece las mismas capacidades para las plataformas Android, iOS y Windows. De esta manera, se puede trabajar desde cualquier lugar sin la necesidad de tener que acudir a la oficina, lo que incide de manera directa en la mejora del rendimiento de la empresa.

Se basa en la filosofía de dato único, de manera que evita la duplicidad de la información en los distintos sistemas como los programas de facturación, contabilidad, hojas de cálculo o bases de datos. Por lo tanto, NAV evita errores ya que mejora los procedimientos internos de trabajo.

Fase de implantación de Navision ERP

Es importante que el proceso de implantación de NAV se lleve a cabo en un tiempo prudencialmente corto, para que la organización que va a utilizar este ERP se adapte de forma cómoda pero segura a las nuevas herramientas de gestión empresarial que integra esta solución informática.

Para llevar a cabo el cambio o traspaso de sistema de gestión, es fundamental contar con el apoyo de un partner o consultoría informática que se encargue de poner en marcha cada una de las fases de este proceso de implantación. De esta manera, el trasvase de datos necesarios no implicará asumir ningún tipo de riesgo.

PASO 1: Se debe dar es el de realizar un análisis previo de la empresa y los métodos de trabajo empleados, así como todas sus particularidades. Es importante conocer los procesos de cada una de las áreas funcionales y analizar las configuraciones particulares para ajustar completamente este software a las necesidades reales de la compañía.

PASO 2: Posteriormente, hay que adentrarse en una fase de planificación, en la que se deben definir los roles y los responsables que van a llevar a cabo cada tarea. Una especie de plan de trabajo que tiene que clarificar qué va a hacer cada persona implicada de forma directa en la implantación. Es recomendable, en este sentido, que se marque un calendario de reuniones y plazos de entrega, para evitar que se produzcan desviaciones de costes o de tiempo y se pueda rectificar en caso de que concurran circunstancias inesperadas.

PASO 3: Lo siguiente que hay que hacer es revisar que el sistema y sus funcionalidades se adaptan perfectamente a las necesidades reales de la empresa. Una vez finalizados los trabajos y después de haber alcanzado los objetivos fijados en la primera fase de este proceso, es importante que los responsables aprueben que todo marcha conforme a lo esperado.

PASO 4: La utilización de Navision ERP por parte de los trabajadores requiere de una lógica fase de formación. La instrucción de estas personas se llevará a cabo dependiendo de los roles definidos para cada una de ellas. Es el momento de generar los procesos de gestión que la empresa estime oportunos. Se entrará en una fase de pruebas inicial una vez se haya configurado el sistema.

PASO 5: El último y definitivo paso en esta fase de implantación es la puesta en marcha de Navision. Es el momento de arrancar, y para ello se hace necesaria la asistencia del consultor o partner que la empresa haya contratado para implementar el sistema. Los primeros días, como en todo, serán los más complicados, y es por esa razón que resulta conveniente contar con la ayuda de los expertos, que puedan solucionar cualquier incidencia que pudiera producirse en estos momentos tan delicados.

Algunas claves importantes de Navision

Cualquier información o proceso que se inicie dentro de este sistema Navision ERP puede ser modificado siempre que no haya sido registrado. Una vez dado este paso, ya no se puede borrar el movimiento realizado, y para corregirlo es obligatorio anular el primero y volver a registrarlo correctamente.

Esto permite que sea posible llevar a cabo una auditoría de datos en cualquier momento, ya que siempre queda un rastro de los movimientos registrados. Resulta, por tanto, un poco más costoso corregir los errores cometidos, a diferencia de otros softwares cerrados de gestión empresarial como es el caso de Contaplus, que ofrecía carta blanca al usuario para eliminar o corregir fallos sin dejar huella.

De esta forma, la información en Navision es siempre fiable, ya que al no ser posible modificar aquello que se ha registrado sin que quede constancia de ello, se evitan incongruencias en los datos.

Para que la información revertida que se genera en esta solución de planificación de recursos empresariales no se visualice, se desarrollan unos filtros en las pantallas determinadas que sirven para ocultar dicha información. Basta con anular dichos filtros para poder volver a ver esa información revertida que se ha quedado registrada.

Modelo de licencias de Navision 2017

A diferencia de las ediciones anteriores de este ERP multicapa, el modelo de licencias de la versión de 2017 de Navision se ha simplificado de forma considerable. Esta corporación estadounidense fundada en 1975 por Bill Gates y Paul Allen cuenta con una red de distribuidores partners que se encargan de proporcionar los servicios de planificación, implantación, personalización y puesta en marcha del sistema. Además, ofrecen soporte técnico y asesoramiento a sus clientes.

El objetivo que se persigue con este método es el de optimizar la solución para las necesidades de cada uno de los usuarios que la contraten. Microsoft cuenta con una serie de promociones vigentes en este capítulo de licencias.

Existe la posibilidad de adquirir la licencia perpetua, que simplifica mucho la compra. Son cuatro los componentes básicos a través de los cuales se puede licenciar esta solución completa ERP Navision: Starter Pack, Extended Pack, Full User y Limited User. Cada usuario concurrente tiene la posibilidad de acceder a la funcionalidad de Navision a través de distintas licencias de usuario.

El precio dependerá del pack elegido, que irá en función de las necesidades que presente cada empresa. El objetivo de esta licencia perpetua es el de ayudar a las PYMES a poner en marcha sus áreas financieras y de gestión de distribución, para después extenderla de manera sencilla si fuera necesario al resto de sus áreas funcionales, como las de servicio al cliente o fabricación.

Starter Pack

Este paquete proporciona a los clientes la funcionalidad de finanzas y distribución (almacén, ventas y compras), además de tres licencias Full User para usuarios que disfrutarán de una funcionalidad completa. La idea es ayudar a las empresas a dar sus primeros pasos de una forma sencilla, rápida y económica.

El Starter Pack está diseñado para controlar y gestionar las finanzas de la organización, los costes y para efectuar una analítica empresarial. La funcionalidad incluida en esta licencia para principiantes permite también gestionar toda clase de operaciones relacionadas con almacenes y productos dentro de un entorno de distribución.

Además, es posible gestionar proyectos y hace posible que los clientes o usuarios puedan trabajar desde cualquier lugar y mediante todo tipo de dispositivos, mediante los clientes de escritorio de Windows, Sharepoint y Web. Para cada nueva implementación se hará necesaria una licencia Starter Pack de esta ERP Navision.

Es importante tener en cuenta que la licencia Starter Pack no incluye las licencias de software adicional como Microsoft SQL Server, Microsoft Windows Server y Microsoft SharePoint Server que necesita NAV para trabajar. Estos programas complementarios requieren un permiso según los términos de la licencia que sea aplicable para cada caso.

Esta solución única, conocida también como base de datos del sistema, ofrece la posibilidad de emplear los recursos de varios procesadores o servidores.

Extended Pack

Se trata de una licencia más amplia que agrega funciones que permiten a los usuarios integrar opciones básicas de finanzas y distribución, así como de almacén avanzado. Ofrece funcionalidades más complejas y aporta ampliaciones de funcionalidad específica de industria como las de fabricación, que sirven para dar soporte y controlar el entorno de producción.

Las de almacén avanzado permiten dar soporte a todas las operaciones que se deben llevar a cabo en la gestión de este área o módulo, tales como el control de entrada y salida de mercancías, la gestión de los albaranes o el inventario de stock.

Entre estas funcionalidades específicas de industria están las de proyectos avanzados y servicios al cliente (SAT), así como la gestión de relaciones con los clientes y proveedores (CRM) para ofrecerles el mejor servicio y soporte.

Con las tres primeras licencias Full User que se incluyen en el Starter Pack es posible acceder a toda la funcionalidad adicional. De ahí que este Extended Pack esté concebido como una ampliación de las posibilidades que ofrece el más básico de los permisos, que está bastante más limitado. O lo que es lo mismo, para acceder a la licencia Extended Pack es un requisito indispensable disponer previamente del licenciamiento Starter Pack.

Esta licencia más amplia permite que la funcionalidad se extienda a todos los usuarios que hagan uso de esta solución ERP, así como a los que el cliente vaya incorporando en el futuro. De ahí que el precio de este paquete más avanzado sea superior.

Es ideal para compañías que ya han disfrutado de una experiencia inicial en este software de planificación de recursos empresariales y quieren dar un paso hacia adelante para, de esta forma, conseguir que su negocio crezca y ofrezca un rendimiento mayor y mejores resultados.

Para el Starter Pack, Microsoft ofrece la posibilidad de incluir usuarios adicionales a través de un incremento en el precio de la licencia, que pueden ser limitados (Limited Users) o completos (Full Users).

Mantenimiento y soporte NAVISION

La implementación de cualquier solución ERP, así como de otras CRM o BI, no termina en el momento en que se pone en marcha este software con datos reales y los usuarios comienzan a utilizar el sistema.

Es un requisito esencial disponer de respaldo técnico y mantenimiento informático que haga posible la resolución de cualquier tipo de incidencia en todo momento. Se pueden plantear problemas que se escapen del conocimiento y las funciones de los usuarios de la empresa que utiliza este sistema de planificación de recursos empresariales, y en ese caso es fundamental poder acudir a un profesional que solvente este contratiempo para que los usuarios puedan seguir desarrollando sus tareas dentro del sistema.

De ahí que el soporte técnico sea uno de los servicios que ofrecen los distribuidores partners de Microsoft que se encargan de poner a la venta e implementar esta herramienta multicapa de gestión empresarial. Ya sea a través de teléfono, correo electrónico, a través de conexión remota o mediante el servicio de soporte in situ, es fundamental disponer de un respaldo que se encargue de resolver el problema, incidencia, avería o duda que plantee cualquiera de los usuarios.

Ciclos de vida de los soportes técnicos

Cada edición de Navision dispone de un ciclo de vida limitado en lo que se refiere al soporte técnico principal del fabricante, así como al soporte técnico extendido. La política de esta corporación de origen norteamericano respecto a estos ciclos de vida para software de gestión empresarial define plazos de cinco años, o dos años después de que la nueva edición del siguiente producto haya sido lanzada al mercado. En cualquier caso, el cliente tiene la posibilidad de acogerse a la más larga de las dos opciones.

No obstante, las empresas que dispongan de versiones antiguas de ERP Navision y se enfrenten al fin del soporte técnico principal que ofrece Microsoft podrán seguir contando con el mantenimiento y soporte de su distribuidor partner de confianza. Eso sí, es recomendable actualizar su sistema a la última versión para adquirir mayores capacidades tecnológicas, funcionales y de integración de otras herramientas de Microsoft. De este modo se elimina el riesgo de caer en lo que se conoce como obsolescencia tecnológica, que podría generar incompatibilidades entre sistemas operativos, hardware y software.

Ediciones de Navsion que aún cuentan con ciclos de vida vigentes para su soporte tecnológico

La última versión 2017 fue lanzada al mercado a finales de 2016. Se trata de una edición que ofrece soporte técnico estándar hasta el próximo 11 de enero de 2022, mientras que la fecha de finalización del soporte extendido es el 11 de enero de 2027.

No obstante, son varias las versiones anteriores que aún cuentan con ciclos de vida vigentes para su soporte tecnológico. En concreto, las de 2016, cuyas fechas son el 13 de abril de 2021 y el 14 de abril de 2026, respectivamente; 2015, que concluyen el 20 de enero de 2020 y el 14 de enero de 2025; 2013 R2, el 9 de enero del próximo 2018 y el 9 de enero de 2023; 2013, que finalizan el 9 de enero de 2018 y el 10 de enero de 2023, respectivamente, y las versiones R2 y Service Pack 1 de 2009, cuya fecha de soporte técnico estándar finalizó en enero de 2015, y que hasta el 14 de ese mismo mes del próximo año 2020 estarán vigentes para el soporte extendido.

La versión 2018 de esta solución ERP da el salto a la nube

La apuesta de futuro de Microsoft para las nuevas versiones de su plataforma empresarial online todo en uno son las soluciones cloud. La tendencia es dar el salto a la nube, si bien esta corporación no dará de lado a su base de clientes que tienen instaladas las diferentes versiones anteriores de NAV en sus equipos.

Navision adopta un nuevo nombre bajo la marca Dynamics 365 y es la flamante edición de 2018 la que registra dicho cambio. Según se pudo conocer en la NAVUG SUMMIT 2017 celebrada este mes de octubre en Nashville, capital del estado de Tennessee (Estados Unidos), esta edición salió a la venta recientemente.

Esta primera versión de la nueva MS Dynamics 365 tendrá cierto sabor español, ya que se ha podido saber que su nombre en clave será Tenerife.

Novedades de las recientes versiones

La nueva versión 2018 de esta software ERP incluirá nuevas aplicaciones y herramientas para desarrollos personalizados, además de mejoras en lo que concierne a diseño y funcionalidad.

Una de las principales novedades que se esperan para la nueva edición que se va a poner a la venta próximamente es la opción de personalizar la interfaz de usuario, para lo cual se deberá recurrir al drag and drop con objeto de modificar los formularios a gusto del usuario. Dicha opción será conocida como in client designer, y permitirá que los roles de cliente sean más sencillos y su información resulte más visible. Los menús podrán ser reestructurados y las páginas de listas serán rediseñadas de manera que serán dotadas del aspecto de un informe financiero. Dynamics 365 de Microsoft incluirá también una nueva herramienta de desarrollo.

Revolución del concepto de ERP

Los responsables de la compañía estadounidense esperan que Dynamics 365 revolucione el concepto que hasta el momento se tiene de lo que son soluciones de planificación de recursos empresariales. El salto de este conjunto de aplicaciones inteligentes a la nube permitirá unificar las capacidades de CRM y ERP para mejorar la experiencia de las empresas en la gestión de su negocio a través de la plataforma.

De esta forma, la transformación digital de las pequeñas y medianas empresas, clientes hacia los que está orientada esta solución ERP Navision, experimentará un nuevo impulso que se traducirá en la captación de nuevas oportunidades de negocio.

Las condiciones cambiantes del mercado exigirán esta revolución que aporta Dynamics 365, que permitirá transformar todas las áreas funcionales de las empresas para adaptarse mejor a este nuevo escenario que se está planteando.

Los procesos de esta nueva versión de Navision serán más inteligentes y contarán con una mayor orientación predictiva, lo que permitirá mejorar la optimización de todas las operaciones. De esta forma, al incrementar la automatización de dichos procesos, el trabajo para los usuarios será mucho más sencillo, por lo que incentivará el cambio de una actitud reactiva hacia otra proactiva en relación a la creación de nuevos modelos de negocio.

Ediciones y licencias disponibles de Dynamics 365

Es posible encontrar dos ediciones de Dynamics 365, cada una de las cuales ofrece opciones de licencia para implementaciones dependiendo de si la organización que adquiere esta solución ERP es pequeña, mediana o grande.

Por un lado está la edición Server, que no limita el número de usuarios y es compatible para varias empresas. Esta versión incluye varias instancias de servidor, y se pueden instalar de manera independiente los servicios basados en los roles previamente creados. Dichos servicios hacen posible aumentar el rendimiento puesto que se pueden instalar en diferentes equipos características y funcionalidades de esta edición de Microsoft Dynamics 365.

Puede accederse también a la edición Workgroup Server, que está limitada a un máximo de cinco usuarios. Solamente puede implementarse en una organización y un equipo en el que llevar a cabo su ejecución.

Cada implementación de la edición Server de esta evolución de Navision requiere de una licencia de servidor. Esto quiere decir que solo en una implementación de este software multicapa se puede autorizar su uso para varios servidores o roles de servidores.

La edición Workgroup Server, por su parte, se encuentra limitada y solamente se puede ejecutar en un servidor en una implementación por cada licencia expedida.

Los planes de licencia para la versión en la nube de este producto de Navision, ahora llamado Dynamics 365, son autorizados a través de suscripciones, y dependiendo de las características y funcionalidades que necesiten los usuarios son determinados. Dichas licencias proporcionan acceso inmediato y desde cualquier lugar o dispositivo, y el propio cliente tiene la posibilidad de modificar sus tipos desde su pestaña de usuario, dentro del área de configuración.

Aquí puedes crear el contenido que se usará dentro del módulo.